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Memo x Let's note

Special Interview

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岩田 麻里さん

Mari Iwata

「一行のメモが一生を変える」
発売2日で17万部突破、現在39万部のベストセラー『メモの魔力』。著者SHOWROOM株式会社代表取締役社長の前田裕二さんを支える社長秘書、岩田麻里さんにお話しを伺いました。

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Profile

“夢を叶える”ライブ配信プラットフォーム「SHOWROOM」社長秘書として、『メモの魔力』の著者であるSHOWROOM代表取締役社長の前田裕二さんを支える。日テレ系「人生が変わる1分間の深イイ話」で取り上げられ、前田社長を支える分刻みのスケジュール管理が話題に。

SHOWROOMのビジネスに、
レッツノートの支えがあった。

「圧倒的な行動力」と「他者への想像力」で
分刻みのスケジュールを管理。

主な業務内容と仕事で心がけていることをお教えください。

主な業務内容は社長のスケジュール管理、会食や手土産のアレンジ、会議の議事録作成、取材や講演会等メディア周りの対応もしています。社長は一日中ハードなスケジュールをこなしているため、分刻みで予定を管理することが多くあります。日々の仕事で心掛けていることは、考えながら走ること。弊社には「Beyond Now?今を超える」という行動指針があります。相手の期待を想像し、その期待を二段階超える意識を持つというメッセージですが、私自身もまずは「1」という要求に対し「1.01」という僅かな期待値超えであっても続けることを大切に行動しています。

スケジュールやタスク管理で大切にしていることはありますか?

社長の前田に乗り移るごとくスケジュール管理することを心掛けています。単純にパズルのように予定を当てはめるのではなく、社長のアウトプット最大化を想像しながらスケジュール調整しています。例えば、オフィスから会食場所まで20~30分移動時間がある時は、遠隔可能なミーティングを設定、出張先で1時間でも調整可能な時間ができた場合は、地方書店さんへのご挨拶回りを提案、翌日早朝に情報番組でコメンテーターとして出演がある夜には、なるべく会食を1件にするなどしています。また、タスク管理については確実性が求められるので、抜け漏れがないようにタスク管理アプリケーションも使用しています。

メモは単なる記録ではなく
ネクストアクションへ繋げるために記す。

岩田さんにとって「メモ」とはどのような存在ですか?

私にとってメモとは、知見の引き出しです。メモのとり方は2つあり、「公のメモ」はデジタルで、「個のメモ」は紙を使用しています。会議の議事録など、チームメンバーへの共有用として「公」の場合、議論されたことを記録します。会議内容だけでなく、次のアクションに繋げるための備忘も必ず残します。その場で生まれたアイデアや今後のタスクが見失われないように、PCに留めます。
一方、「個」の場合、自分自身の気付きや学びを紙メモに落とし込み、主観を交え課題解決のためのヒントにしています。

紙メモについてはどのように使われていますか?

最近は、前田の著書『メモの魔力』にあるメモ術を実行しています。書籍ではこのプロセスを「具体」「抽象」「転用」という3つのフェーズで、単なる記録としてのメモではなく、知的生産のためのメモとして紹介しています。
例えば、私は読んだ本で印象に残った文章をノートの左ページに、その言葉から生まれる気付きは何か、自分の仕事に転用可能なアクションを右ページに書き込んでいます。

パソコンは仕事にとっての全て。
レッツノートは第三の手のような存在。

岩田さんがノートパソコンに求めるものをお聞かせください。

パソコンはなくてはならない存在で、スマートフォンより一緒にいる時間が長いかもしれません。メール、LINE、Facebook、Slack等の社内外への連絡も含め、仕事は全てこの一台に集約しています。私の場合、仕事ではスマートフォンよりパソコンの故障が困ってしまいます。スマートフォンは修理したこともありましたが、今使っているレッツノートは今まで一度も壊れたことがありません。移動中に外で作業していて落としてしまったことも何度かあるのですが、問題なく使えたのでとても驚きました。

レッツノートのお気に入りポイントについてお聞かせください。

レッツノートはどんな時でも一緒に仕事をこなしてくれる、右手、左手、レッツノートという感じで「第三の手」として愛用しています。大好きな点は、とにかく軽いこと。見た目はハードそうなのに、持ってみるとふわふわ軽い。一度使ってしまうと他のパソコンに移れないぐらい気に入っています。私の仕事柄、荷物を両手で持ちながらリュックを背負って移動することも多いので、パソコンが軽いと本当にありがたいです。

BEST LET’S NOTE

岩田麻里的
Best Let‘s note ポイント

キーボードタッチの心地よさとタイピング音

ストレスフリーで自在に打ち込め、優れた機能性にとても助けられています。また耳に心地よい優しいタイピング音も気に入っています。

仕事はワクワクしていたい。
レッツノートは私のビジネスアクセサリー。

岩田さまにとって、レッツノートの存在を一言で言い表すとすれば、どんな言葉になるでしょうか?

私にとってのビジネスにおけるアクセサリーのようなアイテムです。例えば、小さなピアス一つであってもかわいいものを身に付けると、嬉しくなります。ペンやメモ帳も好きなものを選ぶと、メモすることが格段に楽しくなります。パソコンもお気に入りのものを持つことで、気持ちをワクワクさせる存在です。一緒にいる時間が一番長いレッツノートは、自分の仕事の気持ちを乗せる大切な存在です。

最後に、夢に向かって挑戦するビジネスパーソンに向けてメッセージをお願いします。

言うは言霊、書くは魔力、と私は思っています。チャレンジしたいことをただ頭に留めるのではなく、言語化していくことで次のステージに向かう姿を可視化することができるので、もしよかったら試してみてくださると嬉しいです。

ビジネススキルを高める
『メモの魔力』

アイデアを生み出すメモの書き方

ノートは原則、「見開き」で使います。左側に横線と縦線を1本ずつ、右側には縦線を一本、なるべく真っ直ぐ引きます。
左側のページに書くのは「ファクト」。つまり、どこかで見聞きした、客観的な事実を書きます。ミーティングであれば、そこで交わされた会話の内容を掻い摘んで書きますし、仕事以外の場面でも、何か自分の琴線に触れたものがあれば、その現象自体が「ファクト」なので、左側のページにまず書き記しておきます。

次に、右側のページに移ります。この、右ページに移ってからが、本で提唱している知的生産メモの最重要箇所であり、クリエイティビティが最も発揮される部分です。ファクトから発展した、より深く知的創造につながるような事柄を、右ページに書いていくのです。

右ページは、半分に分けて使います。左側は、「抽象化」した要素を書きます。左ページの「ファクト」を見つめて、そこで書かれている具体的な内容を「抽象化」します。左ページに書いた内容から、抽象化すべき要素を見つけたら、そこから適宜右ページに矢印を引っぱって、対応する抽象命題を書いていきます。
そこで終わりではありません。次に、抽象化した気づきを別の何かに適用して実際に行動を変えるため、右ページの右側には「転用」の要素を書いていくのです。「〇〇という真理・命題を受けて、これをこう変えてみよう」という、実際のアクションにつながる粒度まで落として書くことが重要です。

メモをする上で、この、「転用」という段階にまでたどり着くことは、強調してもし足りないほどに重要です。単にメモを書くに留まらず気づきを抽象化することは必須ですが、抽象化で止まってしまうと、時に単なる「評論家」になってしまいます。自分が世界を抽出した気づきから、きちんとアクションに「転用」することを通じて、自分の日々が、人生が、変わっていきます。本当に人生を変えたいと願うのであれば、ノートの一番右側も忘れずに、なるべく意識的に埋めていくようにしましょう。

●「日付」「サマリー」「標語」を書く

日付を書き、次に何をアジェンダに話し合う打ち合わせなのか、を一言で書きます。その下には「サマリー欄」を作っておきます。これは、ひと言で「要は何が一番大切なのか」という、その打ち合わせの心臓部分だけを抜き出して、後で見返したパッとその時の間隔が思い出せるような言葉で書いておきます。

●4色ボールペンによる「色分け」で判断能力を上げる

メモを書く時はできるだけ、「4色ボールペン」を使うようにしています。その際、「黒」「緑」「青」「赤」という4色それぞれに、意味を持たせています。色分けの軸としては「主観or客観」と、「重要度」の二つがあります。

ファクトに対して自分が思ったこと、つまり主観的な発想は、緑色で書きます。ファクトを書きながら同時に緑色で主観を書き込む癖をつけると、自分の意見をスピーディに構築・発信する力が急速に増します。

そして、緑以外の3色は、客観です。黒は普段使いの色で、ファクトを書きます。青と赤は「重要度」で使い分けます。青は「やや重要なこと・引用、参照」、赤は「最重要なこと」です。青と赤を使い分けることで、自分にとって本当に重要なのかどうかを判断する訓練をしています。この作業を繰り返していくと、意思決定の判断精度も上がっていきます。

(例)

通常のメモ
ファクトに関する主観的意見
やや重要なこと(引用・参照)
最重要なこと