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文字で思いを伝える手紙の書き方ビジネスマナーにプラスSmart

文字で思いを伝える手紙の書き方ビジネスマナーにプラスSmart

言葉を大切にする。限られたスペースで思いを伝える。素敵に年を重ねた40代の男性にとって、品格ある文字でのコミュニケーションができることも魅力の一つですね。今回は手紙の書き方でワンランク上のビジネスマナーにプラスSmartなエッセンスをお届けします。

手紙の書き方

メールやSNSで手軽にコミュニケーションがとれる時代だからこそ、手書きのメッセージは、心を届け人間関係をより豊かにしてくれることと思います。お相手を敬う気持ちや心配りが込められた手紙の形式を理解したうえで、お相手への心を自分の言葉でつづってみてください。一歩踏み込んだ大人のコミュニケーションができることで、40代男性の魅力に磨きをかけてください。手書きで書く手紙に越したことはないかもしれませんが、手書きは苦手とおっしゃる方は、最後の署名だけでも手書きにし、本文にこめられた心を届けてください。

はがきや手紙を書くときの「字配り」について

はがきや手紙を書くときの基本的な文字の配置のことを「字配り」と言います。はがきでも手紙でも行の上が尊く上座とされ、下の方が下座になります。したがって、「○○様」「先生」「ご主人」など、相手をさす言葉が行の終わりにくるのは失礼にあたりますので、字の大きさや字間を調整したり、行の下の方を空けるなどして、行の上に持ってくるようにします。

また、人名、地名、数字、熟語が2行にまたがったり、「が」「を」や「です」「ます」といった助詞や助動詞が行頭にくるのは、読みづらく見た目にも美しくありません。さらに、「ご結婚おめでとう」とか「お幸せに」など、お相手を祝う言葉や、「お礼」や「ご厚情」といった感謝の言葉が途中で切れるのは、特に失礼になりますので、注意が必要です。

郵便番号枠があるもの 郵便番号枠がないもの

封筒の書き方

封緘は封書の宛名の人以外は開封厳禁の意味があります。封緘には「〆」「封」「緘」が使われます。「〆」が良く使われますが「×(バツ)」や「メ」ではありません

●「〆」「締」…「締める」という意味。「〆」は「締」の略字。

●「封」…「封じる」という意味。少しあらたまったときに使う。

●「緘」…「とじる」という意味。重要な書類などを送付するときに使う。

●「寿」…「おめでたい」という意味。婚礼などの慶事に使う。

●「賀」…「おめでたい」という意味。お祝いごとや祭りごとなどの慶事に使う。

ワンランク上のエッセンス

手紙のビジネスマナーにはお相手を気遣う細やかな心配りがこめられています。例えば、便箋を二枚にするのには、昔から離縁状や果たし状など、縁起が悪いとされる手紙が一枚きりだったことや、紙が貴重品であった時代に、返信用にと相手を気遣ったという説などがあります。また、一方では弔事やお見舞いの手紙は、重なるということを避けるために、一枚に収めたそうです。これと同じ心配りから、弔事やお見舞いの手紙を入れる封筒は、一重のものを使用したほうが良いようです。

一筆箋を活用する

あらたまって手紙を書くとなると、少し気が引けてしまいますが、手紙のような形式にとらわれることなく、自由に自分らしく気軽に書ける一筆箋を、ビジネスシーンやプライベートシーンで活用できるのも大人の品格ですね。

ビジネスシーンでの一例をご紹介しましょう。

●納品書や領収書、請求書を送付するとき

●商品やサンプル、パンフレットを送付するとき

●企画書や提案書を送付するとき

●お中元やお歳暮などの品をお贈りするとき

●お祝いやお供えの品をお届けするとき

●手土産やプレゼントをお渡しするとき

●社内向けの会議資料や報告書を提出するとき

●上司や同僚、部下に一言メッセージを残すとき

一筆箋の書き方にルールはありませんが、短いメッセージで思いを伝えられるよう、次の書き方を参考にしてみてはいかがでしょうか。枚数は2枚以内に収めると良いでしょう。尚、一筆箋を書くときには、万年筆を使いたいものです。インクの色は黒かブルーブラックですが、ブルーブラックの方がソフトな印象を与えてくれるでしょう。また、見やすく丁寧に書くことを心掛けましょう。

一筆箋の書き方例
青海波模様の一筆箋

青海波模様の一筆箋

無限に広がる吉祥の象徴で縁起の良い柄とされています。「おめでとうございます。」のメッセージとともに。

花七宝模様の一筆箋

花七宝模様の一筆箋

人とのご縁は七つの宝と同じ価値、ご縁を結ぶ願いがこめられた柄です。「ご縁を大切に。」というメッセージとともに。

ワンランク上のエッセンス

一筆箋は基本的に封筒に入れて使用する必要はありませんが、あらたまった場面では封筒に入れて使用するとよいでしょう。一筆箋を購入するときに、お揃いの封筒を一緒に準備しておくとスマートです。また、お供えの品に一筆箋を添えるときには、薄い墨字で書くなど、限られた空間に心を添えることも大切ではないでしょうか。

今回のプラス 手書きのはがきや手紙、一筆箋、アナログな世界も大切に。

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おもてなし・マナー講師 磯部裕子

おもてなし・マナー講師
磯部裕子(いそべ ゆうこ)

株式会社ビー・プランニング。ANAのグランドスタッフとして、空港でのおもてなしを担当するかたわら、教育テキストの作成やCS推進を担当する。ANA退職後は「おもてなしの心は人と人をつなぐ」を理念に、企業の人財育成のためのオーダーメイド研修や、人が織りなす付加価値を活かす経営コンサルティング、さらには、人生の豊かさを育むコミュニケーションセミナーなどを開催している。柔らかな笑顔と声、そして、心に響く話を楽しみにしている多くのファンがいる。

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