パソコン活用BOOK

毎日の業務はテンプレート化で時間を削減! メール時短整理術

仕事で利用頻度が高いのがメールの業務。よく使う文章を事前に登録する、メールを自動で振り分けるなど、少しの設定でメールにかかる時間を大幅に減らすことができます。今回はMicrosoft Officeに標準搭載されたメール機能「Outlook」を例にご紹介します。

毎日のメールをすばやく処理!

こんな方に特におすすめ!

  • 一日にたくさんのメールを
    送受信する方
  • メールでデータを
    共有することが多い方

重要なメールだけを探しやすくなる

大量のメールを用途別に分けることで、必要なメールが探しやすくなります。

送信メールの容量を削減できる

いくつもの資料をメールに添付して相手に送る場合でも、データサイズを極力抑えて送ることができます。

こんな方に特におすすめ!

一日にたくさんのメールを
送受信する方

重要なメールだけを探しやすくなる

大量のメールを用途別に分けることで、必要なメールが探しやすくなります。

メールでデータを
共有することが多い方

送信メールの容量を削減できる

いくつもの資料をメールに添付して相手に送る場合でも、データサイズを極力抑えて送ることができます。

よく使う文章や
単語は事前に登録

署名やメールの書き出しなど、送付するほとんどのメールに共通する文章は、事前に登録しておき入力の手間を省きましょう。Outlook内で文章の登録を行う方法と、Windows 10のユーザー辞書に単語登録を行う方法があります。

CHECK!

Outlookの「署名」機能

  • 改行や文字サイズ、文字の太さなど細かく設定できる
  • Outlook以外では使用できない

Windows 10の「ユーザー辞書登録ツール」

  • Outlook以外で文字を入力する場合にも使える
  • 登録できるのはテキスト情報のみで、
    改行や文字サイズ、文字の太さは登録できない

Outlookの署名機能で文章を登録する

1. 署名入力画面を起動

新規メール作成画面から、「メッセージ」→「署名」→「署名(S)」をクリックします。

※「ファイル」→「オプション」→「メール」→「署名」で立ち上げる方法もあります。

2. 署名のタイトルを入力

「編集する署名の選択」から、「新規作成」を選択し、タイトルを入力して「OK」をクリックします。

3. 登録したい文章を入力

登録したい文章を入力し、OKをクリックします。

4. 登録完了

定型文を使用したい時は、新規メール作成画面の「メッセージ」→「署名」→「登録した署名のタイトル」をクリックします。

※画面はOutlook2016での操作画面です。ほかのバージョンで作成した場合、設定画面や操作方法が実際と異なる場合があります。

ユーザー辞書ツールで単語を登録する

1. デスクトップ画面から「単語の登録」を呼び出す

デスクトップ画面の右下にある言語バーを右クリック→「単語の登録」をクリックします。

2. 登録したい単語を入力

「単語」の欄に登録したい単語を、「よみ」の欄に変換するための文字を入力し、登録ボタンを押します。
例えば、よみ「いつ」・単語「いつもお世話になっております。」と設定すると、「いつ」を入力するだけで変換候補に「いつもお世話になっております。」が表示されます。

3. 登録完了

単語の登録が完了しました。ユーザー辞書では改行はできないので、複数行に渡る長文の場合は署名機能で文章を登録する方法が便利です。

※画面はOutlook2016での操作画面です。ほかのバージョンで作成した場合、設定画面や操作方法が実際と異なる場合があります。

メールの振り分け設定で
メールを整理整頓

メールを分類しないまま仕事を進めていると、同じフォルダーに様々な種類のメールが受信されて、メール対応の優先順位が分からなくなることがあります。やり取りが多いメールは仕分けして、重要なメールをいち早くキャッチしましょう。

特定のメールを自動的に振り分ける

1. 振り分けたいメールを選択

Outlook左下からを選択し、分類したいメールがあるフォルダーをクリック。その後、フォルダーから振り分けたい宛名や内容が含まれたメールを選びます。

2. 仕分けルールの作成を選択

画面上部のホームタブを選択し、「ルール」→「仕分けルールの作成」をクリックします。

3. 振り分けるメールの条件を入力

「次の条件に一致する電子メールを受信したとき」に、振り分けたい件名や差出人などの条件を選択します。選択後、「アイテムをフォルダーに移動する」をクリックします。

4. 振り分け先のフォルダーを選択

分類したいフォルダーを選択し、OKをクリックします。新しくフォルダーを作成したい場合は「新規作成」をクリックし、「名前」欄にフォルダー名を入力します。

5. 移動先を確認

移動先のフォルダーが正しいか確認したのち、OKをクリックします。

6. 設定完了

受信済みのメールも振り分けたい場合は、「現在のフォルダーにあるメッセージにこの仕分けルールを今すぐ実行する」にチェックを入れ、OKをクリックします。

※画面はOutlook2016での操作画面です。ほかのバージョンで作成した場合、設定画面や操作方法が実際と異なる場合があります。

メールに添付する
データのサイズには注意

大量のメールが溜まり受信トレイが一定の容量に達すると、メールボックスの機能が制限されることがあります。メールを送る際は、相手の負担を減らすためにできるだけ小さなデータ容量に圧縮することが大切です。

送付するデータの容量を減らす

Officeソフトで作成したデータの容量を小さくする

任意の画像を一つ選択した状態で「書式」→「図の圧縮」を選択します。

※画像データのサイズを小さくするほど解像度が下がるため、画質は悪くなります。

圧縮オプションの「この画像だけに適用する」チェックボックスを外す→変更したい解像度を選択し、OKをクリックします。この変更方法はWord、Excel、PowerPointすべて共通です。

※画面はPowerPoint2016での操作画面です。ほかのバージョンで作成した場合、設定画面や操作方法が実際と異なる場合があります。

CHECK! 大容量データを送りたい時は
クラウドストレージを活用しよう

通常、インターネットメールアカウントでは、一度に送付できるファイルのサイズが決まっています。容量の多いデータを送付したい場合、クラウドストレージの共有機能が便利です。相手のメールボックスを圧迫することもなく、簡単に大容量の画像やファイルを共有できます。
クラウドストレージの使い方を見る

Let's note なら!

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