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毎日の業務はテンプレート化で時間を削減！ メール時短整理術

仕事で利用頻度が高いのがメールの業務。よく使う文章を事前に登録する、メールを自動で振り分けるなど、少しの設定でメールにかかる時間を大幅に減らすことができます。今回はMicrosoft Officeに標準搭載されたメール機能「Outlook」を例にご紹介します。

• 一日にたくさんのメールを
  送受信する方
• メールでデータを
  共有することが多い方

重要なメールだけを探しやすくなる

大量のメールを用途別に分けることで、必要なメールが探しやすくなります。

送信メールの容量を削減できる

いくつもの資料をメールに添付して相手に送る場合でも、データサイズを極力抑えて送ることができます。

一日にたくさんのメールを
送受信する方

重要なメールだけを探しやすくなる

大量のメールを用途別に分けることで、必要なメールが探しやすくなります。

メールでデータを
共有することが多い方

送信メールの容量を削減できる

いくつもの資料をメールに添付して相手に送る場合でも、データサイズを極力抑えて送ることができます。

よく使う文章や
単語は事前に登録

署名やメールの書き出しなど、送付するほとんどのメールに共通する文章は、事前に登録しておき入力の手間を省きましょう。Outlook内で文章の登録を行う方法と、Windows 10のユーザー辞書に単語登録を行う方法があります。

Outlookの「署名」機能

• 改行や文字サイズ、文字の太さなど細かく設定できる
• Outlook以外では使用できない

Windows 10の「ユーザー辞書登録ツール」

• Outlook以外で文字を入力する場合にも使える
• 登録できるのはテキスト情報のみで、
  改行や文字サイズ、文字の太さは登録できない

Outlookの署名機能で文章を登録する

1. 署名入力画面を起動

※「ファイル」→「オプション」→「メール」→「署名」で立ち上げる方法もあります。

2. 署名のタイトルを入力

3. 登録したい文章を入力

4. 登録完了

※画面はOutlook2016での操作画面です。ほかのバージョンで作成した場合、設定画面や操作方法が実際と異なる場合があります。

ユーザー辞書ツールで単語を登録する

1. デスクトップ画面から「単語の登録」を呼び出す

2. 登録したい単語を入力

3. 登録完了

※画面はOutlook2016での操作画面です。ほかのバージョンで作成した場合、設定画面や操作方法が実際と異なる場合があります。

メールの振り分け設定で
メールを整理整頓

メールを分類しないまま仕事を進めていると、同じフォルダーに様々な種類のメールが受信されて、メール対応の優先順位が分からなくなることがあります。やり取りが多いメールは仕分けして、重要なメールをいち早くキャッチしましょう。

特定のメールを自動的に振り分ける

1. 振り分けたいメールを選択

2. 仕分けルールの作成を選択

3. 振り分けるメールの条件を入力

4. 振り分け先のフォルダーを選択

5. 移動先を確認

6. 設定完了

※画面はOutlook2016での操作画面です。ほかのバージョンで作成した場合、設定画面や操作方法が実際と異なる場合があります。

メールに添付する
データのサイズには注意

大量のメールが溜まり受信トレイが一定の容量に達すると、メールボックスの機能が制限されることがあります。メールを送る際は、相手の負担を減らすためにできるだけ小さなデータ容量に圧縮することが大切です。

送付するデータの容量を減らす

Officeソフトで作成したデータの容量を小さくする

※画像データのサイズを小さくするほど解像度が下がるため、画質は悪くなります。

※画面はPowerPoint2016での操作画面です。ほかのバージョンで作成した場合、設定画面や操作方法が実際と異なる場合があります。

大容量データを送りたい時は
クラウドストレージを活用しよう

通常、インターネットメールアカウントでは、一度に送付できるファイルのサイズが決まっています。容量の多いデータを送付したい場合、クラウドストレージの共有機能が便利です。相手のメールボックスを圧迫することもなく、簡単に大容量の画像やファイルを共有できます。
クラウドストレージの使い方を見る

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